Cualquier empresa para una correcta gestión de sus trabajadores, necesita crear por cada uno de ellos una ficha de datos personales. Estas fichas son importantes para tener centralizada en un solo lugar toda la información personal y relevante.
La ficha de datos personales del trabajador
La ficha de datos personales del trabajador es un documento en el que están recogidos todos los datos relevantes. Son sus datos identificativos, su formación y experiencia, los datos de su contacto de emergencia, etc.
En realidad, se trata de un conjunto de documentos que permite tener toda la información relevante de un trabajador centralizada en el mismo sitio. Eso permite el acceso a ella y su gestión de manera más rápida y eficiente.
¿Cómo hacerla?
Siempre que contenga la información mínima, no existe una forma estándar y oficial para hacer la ficha de datos personales. Es decir, en muchos casos depende del tamaño de la empresa y del número de empleados. En las pequeñas empresas podemos recurrir a un modelo de ficha de datos personales en Word o Excel. En las medianas y grandes empresas, un software para la gestión de recursos humanos permite crear y gestionar las fichas de datos personales de manera mucho más ágil y minorando el riesgo de pérdida de datos.
La ficha de datos personales y la protección de datos
Para cumplir con la normativa de protección de datos al gestionar las fichas de los trabajadores, las entidades deben también gestionar la protección de datos personales de los empleados. Esto implica asegurar la seguridad de la información, y para eso hay que contar con la legitimación necesaria para tratar esos datos.
La base jurídica para este tratamiento se encuentra en:
- Ejecución de un contrato.
- Cumplimiento de una obligación legal por parte del responsable del tratamiento.
- Interés legítimo del responsable del tratamiento
Las fichas deben estar cifradas y solo debería poder acceder personal autorizado de recursos humanos.
Cabe señalar también que, si esta información se almacena y gestiona a través de la nube, deberemos recurrir a un servicio de confianza. Además, con este servicio deberemos firmar un contrato de encargado de tratamiento.
