Almacenar los registros de jornada laboral de los trabajadores requiere cumplir dos marcos normativos simultáneamente: el Estatuto de los Trabajadores, que pide conservarlos durante cuatro años, y el RGPD, que requiere proteger los datos personales que contienen. En este artículo especificamos cómo se debe hacer.
Registro de jornada laboral y Estatuto de los Trabajadores
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece tres obligaciones respecto al almacenamiento:
- Los registros deben conservarse durante un mínimo de cuatro años.
- Deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- La empresa es responsable de su custodia.
La ley no impone un soporte concreto. Admite papel, hoja de cálculo o sistema digital.
Exigencia del RGPD
Cabe destacar que los registros de jornada contienen datos personales. El artículo 32 del RGPD obliga al responsable del tratamiento a aplicar medidas técnicas apropiadas para garantizar su seguridad.
Entre las obligaciones concretas que afectan al almacenamiento podemos destacar las siguientes.
Por un lado, es importante vigilar la confidencialidad. Es decir, acceso solo de las personas autorizadas. También, es crucial que los registros sean íntegros. Lo que quiere decir que no se deben poder modificarse los registros sin dejar rastro auditable. Por otro lado, han de estar disponibles: los registros deben poder recuperarse en caso de incidente técnico. Y, también, es importante vigilar la limitación del plazo: no pueden conservarse más tiempo del necesario.
Conclusión sobre registros de jornada laboral
En resumen, almacenar los registros de jornada de los trabajadores no se limita a guardar un fichero durante cuatro años. Implica definir una arquitectura de almacenamiento que combine cifrado en reposo, trazabilidad de modificaciones, controles de acceso, de backups verificables y contratos adecuados con los proveedores.
La AEPD y la Inspección de Trabajo pueden verificar: la ubicación de los servidores, la existencia de un DPA (Data Processing Agreement) firmado y la capacidad de exportar los datos en cualquier momento. Elegir el sistema correcto, desde el inicio, normalmente, evita tener que corregirlo bajo presión sancionadora.
