A la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) no le influye a la hora de fijar el importe de una sanción económica a una empresa si ésta es grande o pequeña o que se vea obligada a cerrar dada la cuantía de la sanción. Así lo ha reconocido expresamente la propia Agencia al resolver un procedimiento de una pequeña empresa dedica a realizar envíos publicitarios.
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Mediante un buen procedimiento de recepción de curriculum a través de su página corporativa previa información a los candidatos y consentimiento de éstos, su empresa tiene la seguridad de estar cumpliendo la normativa y realizar la selección de personal segura. Si además acepta recibir curriculum por otras vías o canales (por ejemplo, que lleguen por correo postal, a través del correo electrónico, etc.) deberá asegurarse de cumplir igualmente los deberes de información y recabar el consentimiento.
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Recibir curriculums personales de candidatos para realizar los procesos de selección de personal a través de una sección específica dentro de su web corporativa exige que se sigan ciertos requisitos para cumplir la ley de protección de datos. Una vez instaurados, es una buena forma de tener «automatizadas» todas las cautelas que debe seguir su empresa y asegurarse un cumplimiento estricto de la ley en la selección de personal.
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El denominado certificado de retenciones fiscales que la empresa debe expedir respecto de personas físicas acredita que la empresa que hace pagos a un trabajador contribuyente ha satisfecho a las Hacienda Pública las cantidades correspondientes. Su finalidad es certificad que el pagador ha ingresado las cantidades que el contribuyente está obligado a abonar a cuenta del Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF).
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La normativa existente en materia de servicios de la sociedad de la información y del comercio electrónico establece los requisitos que deben cumplir quienes envíen e-mails comerciales u otras comunicaciones comerciales, ofertas promocionales y concursos por e-mail con el fin de proteger mejor a los destinatarios de estas campañas.
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La formación de trabajadores en materia de protección de datos y confidencialidad de la información es un asunto muy serio. Tenga en cuenta que sus trabajadores son su mejores aliados para que en su empresa se cumpla la normativa de protección de datos y se haga del respecto a la privacidad un sello de identidad y calidad.
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No escribir las direcciones de e-mail de los destinatarios «con copia oculta» (CCO) (y por lo tanto, que estuvieran a la vista de todos ellos) no es una infracción si todos permanecen al mismo ámbito de trabajo. Cuando no es así, se trata de una infracción de la normativa de protección de datos reiteradamente sancionada por la Agencia Española de Protección de Datos.
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Un smartphone («teléfono inteligente») funciona como un teléfono móvil pero también tiene características similares a las de un ordenador personal, con acceso a redes e Internet y al correo electrónico. Eso significa que los riesgos propios de los móviles, se suman ahora otros nuevos:
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Si su empresa decide poner en marcha en su página web un foro abierto al público en el que la gente participe y opine sobre los temas que planteemos o vayan surgiendo, debe tener en cuenta lo siguiente. Desde la perspectiva de la normativa de protección de datos, foros constituyen un tratamiento de datos de carácter personal.
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Su empresa deberá tener en cuenta qué dispositivos de almacenamiento de datos utiliza su empresa (discos duros, discos flexibles, cintas de backup, CDs, DVDs, Blu-ray Discs, pendrive, etc.) y qué información contienen para decidir qué procedimiento utilizar para destruir información o realizar el borrado de manera adecuada en cada caso, entre los siguientes posibles:
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