La gestión de los documentos y archivos de las empresas es de gran importancia. Es un proceso que se debe efectuar de forma segura y certificada, si se quiere cumplir con todas las normativas vigentes. En este artículo analizamos aquí en qué consiste el expurgo de documentos, su importancia y cómo realizarlo de forma efectiva.
¿Qué es el expurgo de documentos?
El expurgo es una operación técnica. Consiste en evaluar a partir de criterios materiales e intelectuales la documentación. El objetivo es retirar de manera temporal o definitiva una parte de esos documentos para que se mantenga en las mejores condiciones posibles de uso. Se trata de poder ofrecer al usuario una documentación organizada, accesible, coherente y atractiva que pueda responder a sus necesidades.
Diferencia entre destrucción y expurgo documental
Por un lado, el expurgo es el proceso que permite seleccionar y eliminar aquellos documentos que han perdido otros valores y donde no se prevé que tengan valor histórico. El expurgo entraña una operación, la selección, y una tarea, la eliminación.
Por otra parte, la destrucción documental se refiere a la propia eliminación física del documento. En este caso, no se incluye ningún tipo de análisis o valoración.
Ventajas del proceso
Algunas de las ventajas del expurgo de documentos son:
- Se disminuye la incertidumbre de la empresa en la adopción de decisiones adecuadas respecto a los datos incluidos en esos documentos.
- Supone un ahorro en costes de personal y tiempo empleado en la búsqueda de una documentación no identificada.
- Disminuye el coste de mantenimiento de instalaciones y el espacio en las mismas al eliminar la documentación y trasladarla a una empresa de destrucción.
- Limita el acceso a los documentos que contengan información confidencial.
- Evita la posibilidad de asociar los datos de la documentación destruida.
- Con ello se evitan fugas de información por documentación no destruida que se tira en papeleras o cubos sin sistema de seguridad.
- Etc.
