Elegir el sistema de fichaje adecuado es imprescindible para cumplir la ley de registro horario digital y evitar sanciones. En este artículo compararemos algunos métodos existentes e indicaremos cuáles son legalmente válidos.
¿Qué es el sistema de fichaje?
Los sistemas de fichaje son herramientas para gestionar el registro de su jornada laboral, al igual que su tiempo efectivo de trabajo.
Requisitos legales
- Digitalización obligatoria.
- Inalterabilidad de datos.
- Acceso inmediato y remoto.
- Conservación de datos.
- Registro detallado.
Métodos de sistemas de fichaje
Fichaje manual: se considera inválido porque se ha implementado el registro digital obligatorio. El papel se considera inválido por ser fácilmente manipulable y no permitir el acceso remoto inmediato.
Software de gestión de personas (RRHH): Son válidos porque garantizan los principios de digitalización e inmutabilidad. Las soluciones preparadas para esta regulación generan un log certificable. Este log documenta cada decisión automatizada sobre datos laborales.
Las aplicaciones de control horario son soluciones ágiles que están diseñadas específicamente para el control de turnos, vacaciones y registro horario.
El uso de QR dinámicos es especialmente valorado por reducir el riesgo de fraude y garantizar que el fichaje es presencial.
Biometría (huella dactilar o reconocimiento Facial) son sistemas que identifican al trabajador mediante sus rasgos físicos únicos. No son legalmente válidos salvo excepciones críticas. La AEPD prohíbe actualmente su uso para el control horario por no superar el juicio de proporcionalidad.
Sistema de fichaje y principios de protección de datos
La normativa de protección de datos impone algunas obligaciones sobre cualquier sistema de fichaje. Estas obligaciones son: minimización, limitación de finalidad, información previa, derecho de acceso, evaluación de impacto y seguridad técnica.
En definitiva, eligir un sistema de fichaje fácil de configurar y de usar para los empleados es importante para cumplir las normativas sobre protección de datos o inteligencia artificial.
